Laiks ir īstais vadītprasmes instruments. Kā to pārvaldīt?
Mēs bieži raksturojam labu vadītprasmi kā redzējumu vai stratēģiju, taču patiesībā tas, kas nodrošina, lai viss darbotos vienmērīgi, ir laiks - tas, kā tas tiek plānots, cienīts un sadalīts visā komandā. Neatkarīgi no tā, vai tas ir izpilddirektors, kurš nosaka prioritātes, video veidotājs, kurš montē materiālu, vai sociālo mediju speciālists, kurš gatavo publikācijas - laiks ir klusā struktūra aiz katra panākuma. Kad katrs cilvēks izturas pret laiku apzināti, projekti virzās dabiski.
Vadītāja uzdevums ir radīt ritmu - skaidrus grafikus, koncentrētas darba stundas un reālistiskus termiņus, taču šis ritms darbojas tikai tad, ja tajā iesaistās visi.
Video veidotājiem tas nozīmē sagatavoties laikus, atstāt vietu labojumiem un nodot materiālus paredzētajā laikā, lai citi varētu turpināt darbu bez aizkavēšanās. Sociālo mediju speciālistam laiks ir viss - publicēt pārāk vēlu, palaist garām tendenci vai pārāk ilgi gaidīt atsauksmes var mainīt visas kampaņas rezultātu.
Labs laika plānojums nenozīmē steigties - tas nozīmē pievērst katram posmam pienācīgu uzmanību. Kad mēs visi cienām laiku - gan savu, gan citu, rodas uzticēšanās.
Kā izpilddirektora asistente es redzu, kā nelieli lēmumi par laiku var radīt ievērojamas sekas. Piecu minūšu kavēšanās vienā sapulcē var mainīt visas dienas fokusu, savukārt savlaicīga ziņa vai skaidri strukturēts rīts var novērst stundām ilgu neskaidrību vēlāk.
Efektīvākie līderi nemēģina kontrolēt laiku - viņi to ciena. Viņi saprot, ka vadītprasme nav par ātrumu, bet gan par enerģijas un rīcības saskaņošanu ar mērķi.
Daži praktiski veidi, kā efektīvāk pārvaldīt laiku:
Nosaki prioritātes pirms darba sākšanas. Katru rītu velti dažas minūtes, lai noskaidrotu, kas patiešām ir svarīgākais šajā dienā — tas palīdz saglabāt skaidru fokusu.
Izmanto kopīgos kalendārus un īsas pārbaudes tikšanās. Skaidra pārredzamība palīdz visiem saskaņoties un samazina pēdējā brīža stresu.
Ieplāno rezervlaiku. Neplānotas situācijas gadās bieži, tāpēc starp sapulcēm vai termiņiem atstāj nelielas pauzes — tās palīdz atjaunot fokusu un izvairīties no steigas.
Grupē līdzīgus uzdevumus. Darbu apvienošana pēc veida (e-pasti, plānošana, pārskati) palīdz ietaupīt laiku, kas citādi tiktu zaudēts, pārslēdzoties starp dažādiem kontekstiem.
Saglabā vadītāja darba fokusu. Ieplāno sarežģītas diskusijas vai lēmumu pieņemšanu brīžos, kad enerģijas līmenis ir visaugstākais.
Komunicē savlaicīgi, nevis pēdējā brīdī. Īsa ziņa pirms problēma kļūst nopietna var ietaupīt vairākas stundas vēlāk.
Man laiks nav tikai instruments - tas ir visas komandas ritms. Kad laiks tiek cienīts, viss pārējais ieņem savu vietu. Kad tas netiek ievērots, pat vislabākās idejas zaudē savu sparu. Patiesā meistarība ir spēt vadīt laiku, pirms tas sāk vadīt tevi.
Samanta, Izpilddirektora asistente.